Beschreibung

Im Rahmen der Integrierten Berichterstattung Niedersachsen haben sich zwölf Jugendämter zusammengefunden, um an der Entwicklung eines Fach- und Finanzcontrollings für den Bereich der Hilfen zur Erziehung zu arbeiten. Schwerpunkte der gemeinsamen Erarbeitung lagen dabei weniger in der konkreten Definition von Kennzahlen, sondern vor allem  

• in der Klärung von Rollen und Zuständigkeiten (Controlling, Jugendhilfeplanung, Leitung),
• dem Prozess des Controllings – von der Zieldefinition bis zum Controllingbericht und
• der internen Kommunikation – wie können über Kommunikation und Transparenz alle Beteiligten innerhalb der Kommune für das Fach- und Finanzcontrolling begeistert werden, so dass hier ein Modell gelebt werden kann, das alle Beteiligten in ihrer Aufgabenerledigung ideal unterstützt?

Die Arbeitsgruppe hat Empfehlungen für den Aufbau eines Fach- und Finanzcontrollings entwickelt. Diese sind Anfang 2014 erschienen und stehen über das Wiki der GEBIT Münster öffentlich zur Verfügung.

Das Thema Fach- und Finanzcontrolling treibt die Kommunalverwaltungen bereits lange um, insbesondere in kostenintensiven und fachlich komplexen Bereichen wie der Kinder- und Jugendhilfe gab es in den letzten Jahren immer wieder Ansätze, dies voran zu treiben. Die Einführung des Produkthaushaltes und der Kosten-Leistungsrechnung haben gute Voraussetzungen geschaffen. Trotzdem gab es viele Anläufe der Einführung eines fest verankerten Fach- und Finanzcontrollings, die dann im Arbeitsalltag aber wieder in der Versenkung verschwanden oder zumindest den hohen Erwartungen in Bezug auf Steuerungsunterstützung nicht gerecht wurden. Leitungskräfte der Kinder- und Jugendhilfe beklagen ihren mangelnden Handlungsspielraum und das Getriebensein durch immer neue Aufgaben, Gesetzesänderungen und politische Anforderungen, die ihnen den Raum für geplante Steuerung nehmen. Zudem hat die Integrierte Berichterstattung wahrgenommen, dass es in Bezug auf die Aufgaben und Funktionen bei Leitungskräften, im Controlling sowie bei der Jugendhilfeplanung Rollenunklarheiten gibt. Die Rollen und Funktionen sind in vielen Kommunen unterschiedlich definiert, die Aufgaben in unterschiedlichen Bereichen angesiedelt und manchmal auf mehrere Köpfe verteilt. Teilweise werden diese aber auch in Personalunion wahrgenommen. Die Arbeitsgruppe ist davon ausgegangen, dass viele Unsicherheiten in der Praxis und die nicht gelebten oder „verkümmerten“ Versuche, ein Fach- und Finanzcontrolling einzuführen, damit zu tun haben, dass Aufgaben und Funktionen sowie Kommunikationswege nicht ausreichend geklärt sind. Daher legt die Handreichung mehr Wert darauf, wie ein Fach- und Finanzcontrolling mit seinem System Zieldefinition, -überprüfung und -korrektur aufgebaut und dauerhaft in der Kommune installiert werden kann.