Seit September 2013 arbeitet die GEBIT Münster zusammen mit dem Jugendamt des Landkreises Hameln-Pyrmont an einer Organisationsdiagnose des Jugendamtes. Die Ergebnisse wurden im Januar 2014 den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorgestellt.  

In einem nächsten Schritt werden im Rahmen der Organisationsberatung Rollen- und Aufgabenklärungen, Geschäftsprozessanalyse und -optimierung der Abläufe in den pädagogischen Diensten sowie eine Personalbemessung durchgeführt. Der Landkreises Hameln-Pyrmont wird sich weiterhin in der Festlegung und Umsetzung eines Steuerungskonzeptes verständigen und sich mit großer Beteiligung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jugendamtes auf ein gemeinsames Selbstverständnis bzw. Leitbild des Jugendamtes verständigen.

Nachdem die GEBIT Münster im Rahmen der IBM-V mit den kommunalen Jugendämtern im letzten Jahr Fachstandards für die Gewährung von Hilfen zu Erziehung und für ein Fach- und Finanzcontrolling entwickelt hat, wird nun der Personalbedarf für dieses Aufgabenfeld der Jugendhilfe überprüft.

Mit dieser Fragestellung - wie viel Personal ist für eine qualifizierte Gewährung von Hilfen zu Erziehung in Mecklenburg-Vorpommern erforderlich - werden die Jugendämter der Hansestadt Rostock und des Landkreises Ludwigslust-Parchim zusammen mit der GEBIT Münster ein entsprechendes Projekt durchführen. Hierbei geht es darum, Arbeitsabläufe im Kontext der Gewährung von Hilfen zu Erziehung zu untersuchen und Möglichkeiten ihrer Optimierung zu entwickeln. Verbunden mit einer zeitlichen Analyse der einzelnen Geschäftsprozesse werden auf der Basis entwickelten Fachstandards unter Berücksichtigung von Optimierungspotenzialen die zukünftig erforderlichen personellen Ressourcen für die Gewährung von Hilfen zu Erziehung ermittelt.

Basierend auf den Erkenntnissen der beiden Gebietskörperschaften erfolgt eine Übertragung und „Hochrechnung“ zur personellen Ausstattung für das Land Mecklenburg-Vorpommern insgesamt.

Die Stadt Oldenburg hat überprüft, ob sie einen gemeinsamen Integrationsfachdienst für Eingliederungshilfen nach dem SGB VIII und dem SGB XII einführen soll. Die GEBIT Münster hat die Stadt bei der Entscheidungsfindung begleitet und die Entwicklung sinnvoller fachlicher und organisatorischer Standards unter Berücksichtigung der Rechtslage moderiert. Ziel war es, eine bürgerfreundliche, schnelle und sachgerechte Bearbeitung der Anträge auf Eingliederungshilfe zu ermöglichen.

Die GEBIT hat den Landkreis Celle bei der Optimierung seiner Aufbau- und Ablauforganisation und der Personalbemessung im Allgemeinen Sozialen Dienst unterstützt.

Grundlage der weiteren Arbeit im Landkreis war die präzise Definition der Aufbau- und Ablaufstruktur sowie von Zielen und Standards der Organisation. Hierfür wurden in einem ersten Schritt die Geschäftsprozesse und die Fachstandards analysiert, anschließend anfallende Arbeitsschritte zeitlich erfasst. Aufbauend darauf wurden gemeinsam Optimierungsmöglichkeiten zur Aufbau- und Ablaufstruktur erarbeitet und ein Soll-Konzept erstellt. Desweiteren wurde eine Optimierungsschätzung vorgenommen. Dadurch konnten belastbare Aussagen über den zukünftigen Personalbedarf getroffen werden.

Die GEBIT Münster hat den Allgemeinen Sozialen Dienst der Stadt Rheine dabei begleitet, gemeinsam entwickelte Fachstandards in die Praxis umzusetzen. Hierzu fanden mehrere moderiere Steuerungssitzungen vor Ort statt.

Im Rahmen eines Modellprojektes haben sich 14 Jugendämter aus Niedersachsen gemeinsam auf den Weg gemacht, inhaltlich-fachliche Fragen zu klären: nach der Diagnostik von Teilleistungsstörungen, danach, wie sich die Jugendhilfe gegenüber dem Bildungssystem positioniert aber auch im Verhältnis zu den Gutachterinnen und Gutachtern, die die seelische Gesundheit diagnostizieren. Es wurden Fragen diskutiert wie: Muss man jede Stellungnahme akzeptieren, auch wenn sie mit veralteten Methoden erstellt wurde bzw. zur Vorgehensweise gar keine Angaben enthält? Wie soll man sich verhalten, wenn deutlich wird, dass die Schule bei Teilleistungsstörungen bisher keinerlei eigene Fördermaßnahmen in die Wege geleitet hat?

Neben dem Blick nach außen war aber insbesondere der Blick nach innen wichtig. Hier wurden vor allem Haltungen als auch Ziele diskutiert. Das gemeinsam entwickelte Verfahren gibt keine Empfehlungen zu einer Organisationsstruktur ab. Ob die Bearbeitung innerhalb von Spezialdiensten oder im ASD erfolgt, ist aus unserer Sicht nicht entscheidend. Wichtig ist, dass das notwendige Wissen um das Verfahren und die inhaltlichen Standards vorhanden sind. Geleitet hat uns vor allem, ein Verfahren zu entwickeln, das allen Anspruchsberechtigten Zugang zu einer qualitativ hochwertigen Hilfe gewährleistet und dass die Jugendhilfe in diesem Zusammenhang als eigenständiger Akteur auftritt. Geleitet hat uns auch der immer wieder notwendige Verweis darauf, dass ALLE beteiligten Akteure im Sinne des Kindes mit einer Teilhabebeeinträchtigung zusammenwirken sollten.

Ergebnis des Modellprojekts sind die „Handreichungen zum §35a SGB VIII“, die neben fachlich-inhaltlichen Positionierungen und Empfehlungen auch die Beschreibung eines Verwaltungsverfahrens beinhalten sowie dieses Verfahren unterstützende Musterformulare von der Antragsstellung über die Diagnostik bis hin zur Bewilligung und zum Hilfeplanverfahren.

Der Landkreis Holzminden hat die GEBIT mit der Begleitung des umfangreichen Umsetzungsprozesses im Jugendamt Holzminden beauftragt. Im Anschluss an die durchgeführte Organisationsanalyse hat die GEBIT als externes Institut den Landkreis bei der Projektplanung und -durchführung unterstützt.

Als Ergebnis der Organisationsanalyse standen umfangreiche Veränderungen in Bezug auf die Neustrukturierung der Sachgebiete, die Einführung eines Fallmanagements und die Umgestaltung der Leitungsstrukturen an. Diese Veränderungen wurden durch die Projektsteuerungsgruppe des Landkreises geplant und begleitet. Die Moderation übernahm dabei die GEBIT.

Ferner wurde gemeinsam die Einführung eines Fach- und Finanzcontrollings entwickelt. Auch wurden Rollen, Funktionen und Zuständigkeiten von Leitungskräften beschrieben. Dieser Prozess wurde durch ein begleitendes Coaching unterstützt.

Die Stadt Hannover hat die GEBIT mit der Begleitung des Umsetzungsprozesses im Bereich Kindertagesstätten und Heimverbund beauftragt. Im Anschluss an die durchgeführte Organisationsanalyse hat die GEBIT als externes Institut die Stadt Hannover bei der Projektplanung und -durchführung unterstützt.

Als Ergebnis der Organisationsanalyse standen Veränderungen im Bereich Kindertagesstätten und Heimverbung in der Aufbau- und Ablaufstruktur an. Diese wurden von der GEBIT moderierend begleitet.

Die GEBIT hat den Allgemeinen Sozialen Dienst mit seinen Spezialisierungen "Krisendienst" und "Stationäre Hilfen" als auch den Pflegekinderdienst und die Wirtschaftliche Jugendhilfe des Landkreises Oldenburg bei der Optimierung seiner Aufbau- und Ablauforganisation und bei der Personalbemessung unterstützt.

Grundlage der weiteren Arbeit im Landkreis ist eine präzise Definition der Aufbau- und Ablaufstruktur sowie von Zielen und Standards der Organisation. Hierfür wurden in einem ersten Schritt die Geschäftsprozesse und die Fachstandards analysiert. Anschließend konnten anfallende Arbeitsschritte zeitlich erfasst und das fachliche Selbstverständnis erhoben werden. Aufbauend darauf auf die Ergebnisse wurden gemeinsam mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landkreises Optimierungsmöglichkeiten zur Aufbau- und Ablaufstruktur erarbeitet und es wurde ein Soll-Konzept erstellt. Desweiteren wurde eine Optimierungsschätzung vorgenommen. Dadurch konnten belastbare Aussagen über den zukünftigen Personalbedarf getroffen werden.

2010 hat die GEBIT eine Organisationsuntersuchung im Allgemeinen Sozialen Dienst der Stadt Emsdetten vorgenommen. Die Untersuchung erfolgte in drei Schritten. In einem ersten Schritt wurde eine Dokumentenanalyse durchgeführt. Der zweite Schritt beinhaltete eine Geschäftsprozessanalyse, im Rahmen derer der IST-Zustand abgebildet wurde. Abschließend wurden Optimierungspotenziale für den ASD in Emsdetten identifiziert.

In der ersten Jahreshälfte 2011 hat die GEBIT dann eine Personalbedarfsbemessung im Bezirkssozialdienst der Stadt Emsdetten vorgenommen. Hierbei haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BSD zunächst die Zeiten erfasst, die sie für die einzelnen Tätigkeiten benötigen. Eine anschließende Geschäftsprozessoptimierung diente dazu, einzelne Abläufe im Amt, die Nutzung technischer Hilfsmittel im Amt sowie die Schnittstellen innerhalb des Amtes zugunsten eines optimalen Ablaufes zu verbesseren.

In einem Abschlussbericht wurden die Ergebnisse des Optimierungsprozesses dargelegt sowie Empfehlungen an die Stadt Emsdetten ausgesprochen.

Die GEBIT hat den Landkreis Rotenburg (Wümme) bei der Optimierung seiner Aufbau- und Ablauforganisation und der Personalbemessung im ASD unterstützt.

Grundlage für die weitere Arbeit im Landkreis war eine präzise Definition der gegebenen Aufbau- und Ablaufstruktur sowie von Zielen und Standards der Organisation. Hierfür wurden in einem ersten Schritt die Geschäftsprozesse und die Fachstandards analysiert. Im Anschluss wurden anfallende Arbeitsschritte zeitlich erfasst und das fachliche Selbstverständnis erhoben. Gemeinsam mit dem Landkreis wurden darauf aufbauend Optimierungsmöglichkeiten zur Aufbau- und Ablaufstruktur erarbeitet und in ein Soll-Konzept übertragen.

Weiterhin wurde eine Optimierungsschätzung vorgenommen, um belastbare Aussagen über den zukünftigen Personalbedarf treffen zu können. Die sich anschließende Umsetzungsbegleitung diente dazu, die optimierten Aufbau- und Ablaufstrukturen umzusetzen - schnell und effektiv. Eine abschließende Evaluation bildete die Grundlage für ein Instrument zur Personalbedarfsermittlung im ASD des Landkreises Rotenburg (Wümme).

Die Organisationsuntersuchung im ASD der Stadt Emsdetten fand in drei Schritten statt. In einem ersten Schritt wurde eine Dokumentenanalyse durchgeführt, im Rahmen derer die GEBIT Dokumente auf Optimierungspotenziale untersucht und zentrale Themen für die Analyse festgelegt hat. In einem zweiten Schritt wurde eine Geschäftsprozessanalyse vorgenommen und der IST-Zustand abgebildet. Besonderes Augenmerk lag hier auf Optimierungspotenzialen in den Abläufen, der Nutzung der technischen Hilfsmittel und Schnittstellen innerhalb des Amtes. Abschließend wurden die in der Geschäftsprozessanalyse identifizierten Optimierungspotenziale in einer Geschäftsprozessoptimierung gemeinsam erarbeitet und in einem Bericht festgehalten.

Das Projekt beinhaltete die Entwicklung neuer sowie die Ergänzung und Modifikation bestehender Fachstandards in den Bereichen Pflegekinderdienst und Sozialdienst. Weiterhin wurden die Schnittstellen zwischen den Diensten betrachtet und definiert.

Ziel des Projektes war die Definition von Kernprozessen, Zuständigkeiten, Zielen und inhaltlichen sowie organisatorischen Mindeststandards der Fallbearbeitung. In Workshops und Arbeitsgruppen wurden die Standards gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des ASD und PKD im Landkreis Nienburg erarbeitet. Neben den inhaltlichen und strukturellen Aspekten wurde dabei auch die Ebene der Organisationskultur betrachtet.

Die Ergebnisse der Arbeitsgruppen wurden in definierten Mindeststandards festgehalten, welche die Grundlage für ein Fachcontrolling und die Qualitätsentwicklung im Fachbereich Jugend des Landkreises bildeten. Sie wurden in Form eines Handbuches dem Fachbereich Jugend zur Verfügung gestellt.

Das Konzept der Personalbedarfsbemessung und der Geschäftsprozessoptimierung beinhaltet mehrere Leistungsbereiche: die Zeitbedarfsbemessung im Allgemeinen Sozialen Dienst, die Erhebung des fachlichen Selbstkonzeptes der dort tätigen Mitarbeiter als Ist-Analyse, die Erarbeitung von verbindlichen zukünftigen fachlichen Standards und die Untersuchung der Geschäftsprozesse.

Die GEBIT übernahm die gesamte Dokumentation, die Auswertung und Interpretation der Erkenntnisse. Im Austausch mit dem Auftraggeber wurden die Erkenntnisse aufbereitet.

Ziel des Projektes war die Einführung eines Verfahrens zur ständigen Überprüfung und Weiterentwicklung der Qualität der Jugendhilfe. Hierzu sind in einem ersten Schritt unter Einbindung der Mitarbeiter/innen und Leitungskräfte des Kreisjugendamtes Kassel gemeinsame Ziele definiert worden, die als Basis der Qualitätsentwicklung dienten. In einem zweiten Schritt wurde ein Leitbild für das Kreisjugendamt entwickelt, das im Februar 2002 im Rahmen einer Personalversammlung einvernehmlich verabschiedet wurde. Dieses Leitbild ist als Flyer erhältlich (Bezug beim Jugendamt Landkreis Kassel, der GEBIT oder bei PROSOZ).

Zum damaligen Zeitpunkt wurde in einem weiteren Prozess eine Konkretisierung der im Leitbild verankerten Globalziele vorgenommen. Daran anschließend wurden Kennzahlen erarbeitet, mit deren Hilfe die Zielerreichung überprüfbar und die Arbeit des Jugendamtes entsprechend steuerbar wurden.

Die GEBIT übernahm die Steuerung, Begleitung und Moderation des Projektes.