GeDok ist auf Basis der Arbeitsabläufe und Prozesse im Jugendamt gestaltet und unterstützt diese bestmöglich.

Ab der Version 5 sind diese Prozesse nicht mehr vordefiniert hinterlegt, sondern können durch den Kunden konfiguriert werden. Kunden mit einer ausdifferenzierten Prozessbibliothek erhalten so die Möglichkeit, die Software unmittelbar auf die eigenen Arbeitsabläufe einzustellen. Für Jugendämter ohne beschriebene Prozesse stellen wir eine Grundkonfiguration bereit, auf deren Basis der Einsatz von GeDok erfolgen kann.

Innerhalb der Prozesselemente werden die Daten der Vorgangsbearbeitung erfasst. Integrierte Geschäftsregeln sorgen für eine Datenkonsistenz und unterstützen die Anwender*innen bei der Eingabe.

Jugendämter können in der GeDok-Administration selbst einstellen, in welchem Umfang fachliche Arbeitsstandards, wie z.B. die Anlage von Zielen im Hilfeplan, als Pflichtfelder der Sachbearbeitung definiert werden. Diese Konfigurationen können den dynamisch verlaufenden Prozessen der Qualitätsentwicklung angepasst werden.

Jugendämter werden durch GeDok in die Lage versetzt, mit den verfügbaren Datenobjekten ihre Prozessmodelle in der Software abzubilden. So wird eine optimierte Unterstützung der Bearbeitungsprozesse erreicht. Dies sorgt für die Sicherung der fachlichen Qualität gemäß den jeweiligen fachlichen Standards. Andererseits wird die Datenqualität durch die Integration der Software in die Bearbeitungsschritte gesteigert. Die Dokumentation in der elektronischen Akte fügt sich als selbstverständlicher Teil in die Sachbearbeitung ein.

GeDok unterstützt sowohl die konkrete Fallarbeit des Allgemeinen Sozialen Dienstes, des Pflegekinderdienstes und der Jugendhilfe im Strafverfahren, als auch die Erledigung der zahlreichen Verwaltungsaufgaben dieser Dienste.

Im Aufgabenbereich der Sozialen Dienste beinhaltet GeDok diese Prozesse:

– Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung § 8a SGB VIII

– Allgemeine Förderung der Erziehung in der Familie § 16 SGB VIII

– Beratung in Fragen der Partnerschaft, Trennung und Scheidung § 17 SGB VIII

– Hilfe zur Erziehung §§ 27 ff SGB VIII

– Vermittlung in Vollzeitpflege im Rahmen des § 33 SGB VIII

– Inobhutnahme von Kindern und Jugendlichen § 42 SGB VIII

– Mitwirkung in Verfahren vor dem Familiengericht § 50 SGB VIII

– Mitwirkung in Verfahren nach dem Jugendgerichtsgesetz § 52 SGB VIII

Die Prozesse bilden die verschiedenen Phasen des Fallmanagements ab, nach denen die elektronische Akte strukturiert wird. Dies beinhaltet Teilprozesse zur sozialpädagogischen Diagnostik, die Vorbereitung der Entscheidung über die zu gewährende Hilfe, deren Auswahl und Umsetzung sowie ihre Steuerung und Evaluation.

Dadurch wird ein hohes Maß an fachlicher Qualität der Fallbearbeitung nicht zuletzt mit Hilfe der Software sichergestellt. GeDok leistet damit einen wesentlichen Beitrag zur Sicherung der Prozessqualität der sozialarbeiterischen Fallbearbeitung im Jugendamt.

Die Wirtschaftliche Jugendhilfe wird durch GeDok in den folgenden Punkten unterstützt: Stammdatenverwaltung, Zuständigkeitsprüfung, Verwaltung von Zahlungsempfängern, Übernahme der Falldaten aus dem ASD, Leistungsabrechnung für alle Hilfearten, Heranziehung zu den Kosten, Soll-Kalkulation und Budgetplanung und mehr.

Dabei werden diese Kernprozesse unterstützt:

– Auszahlung

– Kostenheranziehung § 91 SGB VIII

– Kostenheranziehung §90 SGB VIII

GeDok unterstützt grundsätzlich die Auszahlung per Sepa-Datei. Schnittstellen zu Einzahlungsbuchungen aus debitorischen Buchungen sind für jedes Kassenverfahren möglich. Kreditorische Auszahlungen per Einzelbuchungsübermittlung sind ebenfalls durch individuelle Konfigurationen problemlos machbar. Schnittstellen für die Mitteilung von Sollstellungen im Rahmen der Kostenheranziehungen einzelner Personen oder Organisationen können durch individuelle Konfigurationen hergestellt werden.

Insbesondere in kleinen bis mittelgroßen Jugendämtern übernimmt die Wirtschaftliche Jugendhilfe oft auch Aufgaben des Fach- und Finanzcontrollings. Hierfür stehen umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung, bis hin zur Hochrechnung der Ausgaben für die Haushaltsplanung.

Sämtliche GeDok Daten können als Druckausgaben ausgegeben werden. Hierzu ist kein zusätzliches Schreibprogramm wie zum Beispiel Microsoft Word erforderlich. In GeDok ist ein Text-Editor für das Rich-Text-Format (.rtf) integriert, mit dem sich alle an die Dokumentenerstellung betreffenden Anforderungen abdecken lassen.

Für das Bescheidwesen der Wirtschaftlichen Jugendhilfe werden in GeDok Vorlagen hinterlegt, die die Ausgabe der Datenbankinhalte steuern. Sogenannte „Mastertemplates“ (Bausteine zur Gestaltung der Dokumentenvorlagen) und „Snippets“ (wiederkehrende Layout-Bausteine) sorgen für die schnelle und sichere Erstellung von Druckvorlagen.

Die Kernaufgaben des Bereiches Unterhaltsvorschuss liegen in der Beratung der unterhaltsempfangenden Personensorgeberechtigten, der Unterhaltsberechnung nach dem gesetzlichen Anspruch, der Auszahlung der Unterhaltsleistungen und die Heranziehung der Leistungsschuldner. GeDok unterstützt Sie deshalb mit diesen Kernprozessen:

– Beratung der Personensorgeberechtigten

– Unterhaltsberechnung und –auszahlung

– Heranziehung der Leistungsschuldner

Die Berechnung des Unterhaltsanspruches erfolgt automatisiert, Vorleistungszeiten anderer Jugendämter werden dabei berücksichtigt.

GeDok unterstützt standardmäßig die Auszahlung per Sepa-Datei. Schnittstellen zu Einzahlungsbuchungen aus debitorischen Buchungen sind für jedes Kassenverfahren möglich. Kreditorische Auszahlungen per Einzelbuchungsübermittlung sind ebenfalls durch individuelle Konfigurationen problemlos machbar. Schnittstellen für die Mitteilung von Sollstellungen im Rahmen der Kostenheranziehungen einzelner Personen oder Organisationen können durch individuelle Konfigurationen hergestellt werden. Somit kann die Übermittlung der Forderungen gegen die Leistungsschuldner automatisch aus GeDok heraus erfolgen.

Die elektronische Akte ermöglicht einen laufend aktualisierten Überblick über Aus- und Einzahlungen, auch aktenübergreifend.

Sämtliche GeDok Daten können für Druckausgaben ausgegeben werden. Hierzu ist kein zusätzliches Schreibprogramm wie zum Beispiel Microsoft Word erforderlich. In GeDok ist ein Text-Editor für das Rich-Text-Format (.rtf) integriert, mit dem sich alle an die Dokumentenerstellung betreffenden Anforderungen abdecken lassen.

Für das Bescheidwesen der Unterhaltsvorschusskasse werden in GeDok Vorlagen hinterlegt, die die Ausgabe der Datenbankinhalte steuern. Sogenannte „Mastertemplates“ (Bausteine zur Gestaltung der Dokumentenvorlagen) und „Snippets“ (wiederkehrende Layout-Bausteine) sorgen für die schnelle und sichere Erstellung von Druckvorlagen.

Die Beistandschaft für minderjährige Kinder (§ 1712 ff. BGB) ist eine spezielle Form der gesetzlichen Vertretung. Sie berät und unterstützt bei der Vaterschaftsfeststellung und bei der Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen. GeDok unterstützt diesen Aufgabenbereich des Jugendamtes mit diesen Kernprozessen:

– Beratungen

– Beistandschaftliche Vertretungen

– Verwaltung und Vollstreckung von Titeln

– Verwaltung und Verteilung von Zahlungseingängen

– Verwaltung Sorgeregister

– Durchführung von Beurkundungen

Die elektronische Akte in GeDok ermöglicht eine schnelle Übersicht über die Statusentwicklung im Fall (etwa Beratung, Amtsvormundschaft, Beistandschaft, Fallabgabe). Die Unterhaltsberechnung beinhaltet eine Titelverwaltung (dynamische Titel und Festbetragstitel). Über ein Mündelkonto werden die Einzahlungen des Vaters verbucht, je nach Kassensystem auch automatisiert. Die Verbuchung der Auszahlungen im Fall eröffnet die Möglichkeit zur direkten Kontrolle mit sofortiger Rückstandsberechnung.

Abzweigungen bei anderen Leistungserbringern zum Beispiel Arbeitsamt, Sozialamt und  Krankenkassen können in der elektronischen Akte dokumentiert werden. Weitere Ansprüche im Rahmen von Amtsvormundschaften beispielsweise der Erhalt von Waisenrenten können ebenfalls mit GeDok verwaltet werden.

GeDok ermöglicht das Führen eines Sorge- und Urkundenregisters. Urkunden können direkt aus GeDok heraus erstellt werden.

Jugendämter können auf unterschiedliche Weise organisiert sein.

Zunehmend etablieren sich neue Varianten, deren organisatorischer Zuschnitt nicht nach den herkömmlichen Sachbereichen erfolgt, sondern sich an dem zur Abwicklung der Bearbeitungsprozesses erforderlichen Spezialwissen orientiert. Eine dieser Varianten ist die Zusammenfassung der Aufgaben der Heranziehungsprozesse mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen in einem speziellen Sachbereich.

Aufgrund der prozessorientierten Gestaltung ab GeDok Version 5 können diese neuen Organisationsformen durch uns technisch unterstützt werden.

So ist es beispielsweise möglich, die Bearbeitung der Heranziehungsprozesse in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe, in der Unterhaltsvorschusskasse und aus dem Bereich Beistandschaften bei einem oder mehreren Benutzer*innen mit diesen Aufgaben zusammenzulegen.

GeDok verfügt über einen „internen Auswertungsbereich“. In diesem werden auf Basis flexibler Auswertungsspezifikationen einfache deskriptive Statistiken ausgegeben. Es handelt sich um wichtige Grundauswertungen aus dem gesamten Prozessbestand aller Sachgebiete. Hierzu zählen exemplarisch Häufigkeiten zu:

– den erbrachten Prozessen und Produkten (Hilfen zur Erziehung, Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährundung, Kostenheranziehun, unterhaltsberechnung, beistandschaftliche Vertretung, ...)

– Personen mit ihren Merkmalen wie Alter, Geschlecht, Nationalität etc.

– Ausgaben und Einnahmen etc.

– Häufigkeiten zu Diagnosen, Zielen, Anbietern etc.

Die Erstellung von Auswertungen ist in GeDok integriert. In Form von Häufigkeitsauswertungen und Kreuztabellen erfolgt eine Ausgabe der Daten. Vorgefertigte Auswertungsspezifikationen machen das System sofort einsatzbereit. SQL Abfragen müssen nicht angewandt werden. Die interne Statistik verfügt über eine Schnittstelle zu Excel, sodass die Daten dort ausgegeben werden können.

Bestimmte weitere Berechnungen komplexerer Zusammenhänge wie zum Beispiel Inanspruchnahmequoten, die nur durch Datenbasen von Drittdaten möglich sind, sind nicht mit der in GeDok integrierten Auswertungsautomatik möglich. Diese Auswertungsfunktionen übernimmt das Datawarehouse-Produkt komPlus. Grunddaten können hier zu Kennzahlen aufbereitet und in unterschiedlichen Anzeigeformaten kontextgerecht bereitgestellt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Produktseite komPluS.

Mit Hilfe der im GeDok-Fallbestand hinterlegten Daten können auch Modellrechnungen über die zu erwartenden Laufzeiten von Leistungen bis hin zur Kostenentwicklung vorgenommen werden. Diese Informationen unterstützen Prozesse der Haushalts- und Budgetplanung aber auch der Fach- und Finanzsteuerung in praxisorientierter Weise.

GeDok 5 bietet für die Pflichtstatistiken eine Ausgabeschnittstelle, die dem Datensatzformat des Bundesamtes für Statistik entspricht und über die die Meldungen für  die Landesämter für Statistik erzeugt werden können. GeDok realisiert folgende an das jeweilige Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik zu meldende Pflichtstatistiken nach SGB VIII:

– Meldung „KWG“ (§8a Statistik)

– Meldung „VSM“ (Bogen 7, Vorläufige Schutzmaßnahmen)

– Meldung „HZE“ (Bogen EH, Erzieherische Hilfen)

– Meldungen BSS (Beistandschaften)

– Meldungen UVG (Unterhaltsvorschussgesetz)

GeDok beinhaltet wichtige Grunddaten für intra- und interkommunale Vergleiche.

GeDok kann diese Grunddaten bereitstellen, dies erfolgt in den Versionen 4 und 5 unterschiedlich. Die interne Statistik in GeDok 5 verfügt über eine Schnittstelle zu Excel, sodass die Daten dort ausgegeben werden können um sie in Auswertungssystemen zu Kennzahlen und Dashbords weiteraufzubereiten. Für GeDok 4 sind diese Funktionen über das Datawarehouse-Produkt komPluS realisiert.

Das interkommunale Vergleichssystem der GEBIT Münster wird mit allen in GeDok verfügbaren Daten vollständig unterstützt. Lesen Sie mehr auf der Produktseite zur Integrierten Berichterstattung.

In GeDok ist eine umfangreiche Möglichkeit vorgesehen, sämtliche GeDok-Daten ausgeben zu lassen. Für die Druckausgaben ist kein zusätzliches Schreibprogramm wie zum Beispiel Microsoft Word erforderlich. In GeDok ist ein Text-Editor für das Rich-Text-Format (.rtf) integriert, mit dem sich alle an die Dokumentenerstellung betreffenden Anforderungen abdecken lassen.

Es werden in GeDok Vorlagen hinterlegt, die die Ausgabe der Datenbankinhalte steuern. Ab Version 5 sorgen „Mastertemplates“ (Bausteine zur Gestaltung der Dokumentenvorlagen) und sogenannte „Snippets“ (wiederkehrende Layout-Bausteine) für die schnelle und sichere Erstellung der zu druckenden Vorlagen. So wird zum Beispiel für den Briefkopf nur eine zentrale Vorlage hinterlegt, auf alle weiteren Anschreiben aufbauen. Ändert sich dann einmal deren Layout, muss dieses lediglich in einem Dokument verändert werden.

Ausdrucke lassen sich prinzipiell von allen eingegebenen Daten realisieren. Eine Mischung der Daten in die Zieldokumentente erfolgt auf intelligente Weise, sodass eine flexible Ausgabe realisiert werden kann. Standardmäßig können Dokumente als bearbeitbare oder schreibgeschützte Einzel- sowie Seriendokumente erstellt werden. Ebenso ist standardmäßig die Erstellung von PDF-Dokumenten möglich.

In GeDok ist ein Dokumentenverwaltungssystem integriert. Neben den durch GeDok selbst erzeugten Dokumenten lassen sich die gängigsten externen Dokumententypen einbinden, also Bilddateien, Excel-Dokumente, PDF-Dokumente. Der integrierte Viewer ermöglicht eine schnelle Vorschau des Inhalts, sodass ein zeitschonendes Lesen der hinterlegten Dokumente möglich ist. Dokumente können hierbei zum Bearbeiter und/oder zu beliebigen Prozessen verknüpft werden.

GeDok arbeit mit verschiedenen Kassensystemen zusammen. Es unterstützt automatisch die Auszahlung per Sepa-Datei. Schnittstellen zu Einzahlungsbuchungen aus debitorischen Buchungen sind für jedes Kassenverfahren möglich.

Schnittstellen können für die Mitteilung von Soll-Stellungen im Rahmen der Kostenheranziehungen einzelner Personen oder Organisationen durch individuelle Konfigurationen hergestellt werden.

Kreditorische Auszahlungen per Einzelbuchungsübermittlung sind ebenfalls durch individuelle Konfigurationen problemlos machbar.

Der Datenschutz umfasst ein Bündel aus technischen und organisatorischen Maßnahmen. Der technische Datenschutz wird mittels verschiedener programmtechnischer Maßnahmen umgesetzt. Insbesondere über das GeDok-Rechtesystem ist sichergestellt, dass Sachbearbeiter nur im Rahmen des für die Erfüllung ihrer Aufgaben nötigen Umfanges Zugriff auf die Prozessdaten, insbesondere personenbezogene Daten erhalten.

Das Rechtesystem von GeDok 5 unterscheidet grundlegend zwischen funktionalen Rechten und Zugriffsrechten, die über Rollen Bearbeitern und Gruppen von Bearbeitern zugewiesen werden. Welche Benutzer welche Rollen einnehmen, ist vom Administrator im Rahmen der jeweiligen Lizenzierung einstellbar.

Alle Daten werden in GeDok revisionssicher abgelegt, das heißt für jeden Datensatz (insbesondere für Zahlungsläufe und die zugehörigen Buchungen) ist über Protokolle nachvollziehbar, welche Eingaben und Änderungen der Daten dem Datensatz zugrunde liegen, und welcher Bearbeiter an welchem Zeitpunkt an den Änderungen beteiligt war.

Ab der GeDok Version 5 ist es in allen Prozessschritten, die einen Beschlusscharakter haben (beispielsweise die Festlegung der dem Hilfeplanverfahren zugrunde zu legenden Bedarfsanalyse, Hilfeplanabgabe an die WJH, …) möglich, den getroffenen Beschluss inkl. Kommentierungen und Protokollierung des Konsenses (Dissens einzelner Sachbearbeiter, Dissens zur Leitung, …) zu hinterlegen. Beschlüsse werden mit Zeitstempel fest in der Datenbank gespeichert. Sie müssen, damit sie gültig werden, bindenden Charakter erhalten, also „fixiert“ werden. Eine „Fixierung“ (gleichbedeutend mit „Unterzeichnung“ bzw. „Tragen des Beschlusses“ wird per gesonderter Programmaktion vom jeweils angemeldeten Benutzer vorgenommen. Es ist konfigurierbar, ob Fixierungen zur Gültigen Beschlussfassung in GeDok 5 erforderlich sein sollen, ob eine Fixierung ausreicht, oder ob mindestens zwei Fixierungen nötig sind (Vier-Augen-Prinzip).